#026 - Die Kunst der Stakeholder-Einbindung: Entscheidungsträger:innen überzeugen statt überreden

Kristin Stein: Jawoll, da starten wir. Hallo Michael. Ich freue mich auch sehr, dass du da bist. Für alle die, uns zuhören, wir werden dich gleich auch ein bisschen mehr erklären und sagen, wer du bist und warum du da bist. Nur vielleicht einmal zur Logik dahinter. Wir machen eigentlich einmal monatlich unseren Workstream Organisationsentwicklung und haben hier vor einigen Monaten ein Experiment gestartet, nämlich wir zeichnen.

Michael Arendt: Hallo Christine, freu mich sehr hier zu sein.

Kristin Stein: kurze Podcastfolgen auf, in dem wir ein Thema schon mal beleuchten und vielleicht auch die eine oder andere Frage an das Publikum richten und haben immer im Anschluss, den Termin sage ich euch nachher nochmal, haben wir einen Livestream, also wo man auch dabei sein kann, sich reinschalten kann, diese Podcastfolge weiter zu diskutieren, vielleicht auch Fragen zu stellen oder auch andere Sichtweise zu teilen. Deswegen zeichnen wir jetzt einen kurzen Podcast auf. und freuen uns aber auch über deine Teilgabe dann, wenn du zum Livestream kommst oder zum Workstream. So, jetzt aber vielleicht erst mal dazu genug. Michael, schön, dass du da bist, dass wir die Zeit finden, einmal über ein tolles, wie ich finde, Thema austauschen können. Ich würde einmal ganz kurz erklären, wie ich zumindest oder was ich zumindest über dich weiß. Du arbeitest als Organisationsberater und begleitest ganze Organisationen, auch Teams, aber vor allem immer die Schnittstelle zwischen den entsprechenden Verantwortlichkeiten, die es bei einem Change oder bei einer Veränderung braucht. Und da hast du auch dein Thema mitgebracht. Das ziesere ich jetzt kurz mal an, aber vielleicht magst du nochmal wichtige Sachen zu dir ergänzen, die jetzt für deinen Lebenslauf oder für unsere Zuhörerinnen auch wichtig ist. Wir wollen nämlich gleich mal darüber reden, wie man alle Entscheidungsträger, Verantwortlichen, Geschäftsleitende, wie auch immer. dazu gewinnen kann, diese Veränderungsplätze so zu steuern, wie wir sie eigentlich nach Lehrbuch steuern würden wollen. Ich sag da gleich noch bisschen mehr dazu. Aber schön, dass du da bist, Michael. Was müssen wir noch über dich wissen?

Michael Arendt: Vielen Dank für die Vorstellung und die Einleitung, Christine. Das Thema Veränderung, Transformation und wie nimmt man eigentlich die Menschen mit, was passiert da in der Organisation begleitet mich schon eine ganze Zeit in unterschiedlichen Stationen bei IBM und Gartner, zuletzt bei einem größeren Corporate Training Provider und dann bei CoachHub. Und ich finde das deshalb so spannend. auch aus diesen unterschiedlichen Perspektiven, weil wir, ich glaube, alle schon Change-Vorhaben erlebt haben und gesehen haben, die mit den besten Absichten gestartet sind und trotzdem nicht zum Erfolg geführt haben. Und obwohl wir das alle wissen, fallen wir, glaube ich, viele von uns auch immer wieder in den ein oder anderen typischen Habitus vielleicht in, gerade unter Druck. Das ist ja auch ein Teil meines Themas. Unter Entscheidungsdruck, unter dem Ruf nach schnellen Ergebnissen erwischt man uns, glaube ich, relativ schnell. Und das ist so bisschen der Hintergrund, worüber ich gerne heute sprechen möchte.

Kristin Stein: Mhm.

Kristin Stein: Ja, mega gut. Und ich kann dir sagen, ich mache diesen Workstream jetzt und ich moderiere den jetzt ja schon seit einigen Monaten. Und das ist etwas, was eigentlich immer alle Gespräche dominiert hat. Wenn die Menschen da im Raum sitzen, die Change irgendwie steuern und begleiten, ob sie jetzt Personalerinnen sind oder irgendwie Change-Verantwortliche. Eigentlich ist die Frustration immer genau an derselben Stelle, nämlich, ja, aber ich kriege irgendwie die Geschäftsführung nicht überzeugt oder die Führungskräfte haben nicht so viel Zeit oder es ist immer dieses die eigentlich dieselben Stäuber stellen. Deswegen fand ich auch deinen Beitrag auf der Hello Beta Live so wirklich spannend, wo es nämlich darum ging, wie kriege ich die EntscheiderInnen eigentlich mit ins Boot, wie kann ich die denn überzeugen. Bevor wir da ein bisschen einsteigen, vielleicht noch eine kleine Anekdote. Ich hatte kürzlich ein Erstauftragsgespräch oder Vorgespräch, da war es genau so. Wir haben irgendwie Riesenchange vor uns. Die Kommunikation ist eigentlich schon formuliert. Nächste Woche geht es los. Und ich habe jetzt genau einen Workshop, in dem das alles einmal aufgerollt und erklärt werden will und muss. Ich habe nicht mehr Zeit. Was machen wir jetzt an diesem einen Tag? Kannst uns irgendwie helfen? Also es war so ähnliche Voraussetzungen, wie du es gerade schon angeteasert hast. Wie mache ich es denn jetzt? Wie kriege ich denn jetzt die EntscheiderInnen ins Boot? Und zwar nicht nur für diesen einen Workshop oder ja, okay, wir machen da mal diese eigene E-Mail und schicken die halt raus, sondern wie kriege ich die eigentlich überzeugt, dass wir Veränderung nicht so machen, sondern wirklich wir uns Zeit nehmen dafür, dass wir es von allen Seiten uns angucken und es einfach ein bisschen besser machen.

Michael Arendt: Ja, ich glaube, gibt nicht die eine Standardantwort, sage ich gleich vorweg. Und ich glaube, es gibt auch nicht die Parade-Glösung, mit der wir sagen können, ist es sicher, dass es das nicht wieder passiert. Ich glaube, es ist vielmehr ein Bewusstmachen und ein Immer-wieder-hinschauen und uns, ich sage mal, sensibilisieren auch dafür, in welche Pfeilen wir da typischerweise reinlaufen können.

Kristin Stein: Gut, beruhigt mich ein bisschen.

Michael Arendt: So habe ich jetzt auch auf der Beta Live den Workshop dort durchgeführt. Ich glaube auch das war so bisschen eine Challenge, weil vielleicht mancher erhofft hat, dass es da die fertigen Antworten gibt. Und die fertigen Antworten gibt es glaube ich nicht. Ich glaube es gibt aber sehr wohl Praktiken oder Haltungen, wie ich mich selbst vorbereiten kann auf so eine Situation und wie ich dann die Entscheider und mich selbst auch ein Stück zurückhalt im Moment, bevor wir da reinspringen und sagen, super Tool, das machen wir sofort und damit ist alles gelöst.

Kristin Stein: Ja, ja, genau. Das ist leider der Wunsch, dass man irgendwie mit einer Lösung oder einem Konzept oder so irgendwie das Ganze vernünftig aufrollt und irgendwie die perfekten Antworten hat. Und ich glaube, ist auch individuell. Es hängt mit der Kultur im Unternehmen zu tun zusammen. hängt mit dem Thema an sich zusammen. Was für ein Change ist es dann? Was verändern wir? Und es hängt mit ganz vielen anderen Komponenten zusammen. Und ich glaube auch, dass es da keine keine keine Standardlösung geht. Ich habe eben gesagt, das freut mich oder beruhigt mich. Aus meiner Sicht ja, weil ich eben weiß, dass es gar nicht so einfach ist. Aber für diejenigen, die sagen, ja aber toll, das ist ja mein Auftrag und ich soll es irgendwie machen und ich muss das im Unternehmen begleiten, ist das ganz schön frustrierend. Jetzt hast du schon ein bisschen angedeutet, was könnten denn so gute Stellschrauben sein oder welche Punkte gibt es denn zu bedenken? Was würdest du sagen? Das habt ihr auch auf der Hello Beta Live dazu diskutiert. Vielleicht kannst du einen kleinen Einblick geben.

Michael Arendt: Mhm.

Michael Arendt: Also wir haben tatsächlich eine Fallstudie dort bearbeitet und zwar genau mit der Zielsetzung, wir die Gelegenheit haben, uns an einem Fall anzugucken, was passiert da eigentlich. Und in dem Beispiel ging es auch ein Veränderungsprojekt, ein junges Projekt, was sehr motiviert gestartet ist und Optimierungsvorschläge erarbeiten sollte. die waren auch waren motiviert dabei und haben, glaube ich, gute Vorschläge auch erarbeitet. Und als sie dann die Vorschläge vorgestellt haben, vor der Abteilungsleiterrunde, und das waren alles recht junge Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sind sie auf so eine Mauer der Ablehnung oder des Schweigens gestoßen. Und dann haben wir uns angeguckt auf der Beta Live, was ist da eigentlich genau passiert und an welchen Stellen hätte es vielleicht anders laufen können oder auch anders laufen sollen und haben dann paar ganz spannende Ergebnisse erarbeitet für mich.

Kristin Stein: Sehr gut, kannst du ein paar teilen davon?

Michael Arendt: Ja, eines der Dinge, die wir relativ schnell gemeinsam gesehen haben, war sicherlich, dass ganz wesentliche Stakeholder, ganz wesentliche Entscheider und Beteiligte erst zu spät reingekommen sind in den Prozess. Und was ist dann da passiert? Eine recht menschliche Reaktion, wenn ich recht spät erst reingeholt werde und es sich so anfühlt, als ob man von mir eigentlich nur meine Zustimmung oder mein OK haben will. dann habe ich viele gute Gründe zu sagen, ich muss mir das erstmal genauer angucken, vielleicht will ich das gar nicht oder ich gehe tatsächlich auch direkt in die Ablehnung rein. Ich glaube, das ist ein sehr menschliches Verhalten und ja, vielleicht auch aus einer Art Überforderung könnte das auch heraus sein, wie soll ich da jetzt zustimmen, wenn ich gar nicht genau weiß, was da eigentlich hintersteckt und was die Implikationen für mich und mein Team sind. Das war so eines der Ergebnisse oder sage mal eines der Auffälligkeiten, die wir da rausgearbeitet haben.

Kristin Stein: Jetzt habe ich gerade kürzlich in einem Gespräch gehört, wir konnten die ja nicht vorher beteiligen. Wir mussten das ja erst mal im Geheimen machen, weil wir natürlich nicht irgendwelche wichtigen Informationen schon an die Öffentlichkeit haben wollten, weil das Unternehmen zum Beispiel so groß ist oder durch die Öffentlichkeitsbeteiligung auch beeinflusst ist. Und jetzt ist das Argument, ja, wir mussten das ja quasi im stillen Kämmerlein machen. Wie gehen wir denn damit wenn wir doch jetzt beteiligen sollen?

Michael Arendt: Mhm.

Michael Arendt: Ja.

Michael Arendt: Ich glaube, das ist auch eine recht typische Situation, die sicherlich auch häufiger auftritt, dass man den Wunsch hat, wir bereiten das mit einem kleineren Team vor, wollen damit eine gewisse Qualität erst mal erreichen, bevor wir uns dann öffnen und in den Dialog gehen. Ich kann das nachvollziehen. Auf der anderen Seite sehen wir häufig, dass dann der Schaden, wenn ich zu spät tatsächlich mich öffne, das dir dann häufig schon passiert ist. Ich kriege diesen Punkt unter Umständen gar nicht mehr so richtig eingefangen. Deshalb ist das durchaus eine Abwägung und auch da würde ich sagen, ich kann jetzt nicht sagen, das eine ist richtig und das andere ist falsch. Das hat sicher was mit der konkreten Situation, mit dem Kontext und auch mit der Kultur und Ähnlichem dort zu tun. Aber von der Tendenz her würde ich sagen, wir nehmen häufig die Entscheider zu spät mit ins Boot und ich glaube selten zu früh. Das lässt sich, ich, feststellen.

Kristin Stein: Ja genau und jetzt hast du es vorhin auch schon einmal angedeutet und es war auch auf der Hello Beta Live ein Thema die Frage nach so klassischen Standard Tools, also Tools die man so im Change üblicherweise verwendet. Jetzt ist Beteiligung also auch keine neue Erfindung, aber es gibt ja noch so ein andere Standard Tools, die möglicherweise dann doch nicht so gut funktionieren oder nicht in meinem Kontext funktionieren. Könntest dazu ein bisschen was erzählen?

Michael Arendt: Hmhm.

Michael Arendt: Ja also Tools sind glaube ich auch ein Stück weit auch so eine Verlockung oder können eine Verlockung sein, ich nämlich hoffe damit Dinge zu lösen und also so gut ein Tool ist, es hilft mir nicht im Vorwege wirklich sauber zu gucken, was ist die Situation, wer ist beteiligt und welche Interessen haben die unterschiedlichen Personen oder Personengruppen. Wir dürfen halt bei diesen Toolgedanken, dürfen wir glaube ich nicht vergessen, dass die eigentliche Herausforderung woanders steht. Nämlich wie gehen die Menschen dort miteinander aus welchen Interessenlagen wird das eine gesagt oder nicht gesagt, getan oder nicht getan. Und da hilft glaube ich eher ein eher ganzheitlicherer Blick. wahrscheinlich auch mehr Gespräche und mehr Analyse. Denn wie soll ein Tool mal andersrum formuliert, wie soll ein Tool funktionieren und das Richtige sein, wenn ich vorher gar nicht sauber weiß, was das Problem eigentlich ist, mit dem ich mich beschäftige oder mit dem die Organisation dort zu tun hat. Also von daher, es hilft alles nicht so richtig. Ich glaube, es braucht eine gewisse Verlangsamung, ein Innehalten und ein Reflektieren. Und dann natürlich macht es sicherlich Sinn, im Rahmen von der Stakeholder-Analyse sich anzugucken, wen haben wir denn da eigentlich in diesem Prozess und wen sehen wir vielleicht auch im Moment nicht. Wer wird nicht gesehen, wer wird nicht gehört. Das ist tatsächlich auch eines der Ergebnisse, die wir da gearbeitet haben und gesagt haben, das hat dann die Zeit nicht mehr so ganz gereicht. Das wäre auch eine Idee für... für den OE-Stream das nächste Mal da vielleicht mal reinzugehen und zu sagen, jetzt lass uns noch mal genauer schauen, wer sind die beteiligten Personen und Gruppen und das mal einmal zu durchdenken. Wer hat eigentlich welche Perspektive, wer hat welche Interessen, welche Hypothesen können wir bilden und wie können wir dann auf der Grundlage eine Strategie entwickeln.

Kristin Stein: Ja, finde ich mega spannend, besonders weil du auch gerade gesagt hast, welche Menschen werden vielleicht gar nicht gesehen oder zu wenig gesehen. Ich glaube, das passiert nämlich relativ schnell. Was ich auch häufig erlebe, ist, dass wenn wir schon so ein Beteiligungsformat anbieten, dann entscheiden häufig Führungspersonen oder Geschäftsleitung, wer denn dabei sein muss oder auch nicht. Also das ist auch so ein Top-Down. Entscheidungsprozess schon, wer überhaupt in solchen Beteiligungsformaten ist. Ich glaube, das könnte auch ein Hinweis sein darauf, dass es dann Leute gibt, ganze Personengruppen, die man möglicherweise vergisst oder vernachlässigt. Ja, und jetzt hast du eben gesagt, verlangsamen und innehalten und reflektieren und gleichzeitig wissen wir alle oder erleben wir alle viele Geschäftsführungen und Führungspersonen, die genau das nie tun oder einfach auch.

Michael Arendt: Absolut.

Kristin Stein: so gelernt haben, das muss alles schnell gehen. Wenn ich irgendeine Entscheidungsvorlage für einen Geschäftsführer vorbereite, am besten nur eine Powerpoint-Folie und dann muss der hinterher Ja oder Nein sagen. Der hat doch keine Zeit, sich das alles in Ruhe anzugucken. Wie schaffe ich das denn, zu beruhigen, also die wirklich zu bremsen und zu verlangsamen?

Michael Arendt: Ich glaube am Ende ist ein etwas langsamerer Fortschritt aber wirklich in der richtigen Richtung weiterzukommen wertvoller als einen schnellen Schritt zu machen, der uns vielleicht nur einen Umweg bedeutet oder der im schlechtesten Fall dazu führt, dass ganze Gruppen sich nicht gesehen fühlen und ich sag mal in denen. passiven Widerstand gehen oder sich einfach auch nicht identifizieren mit dieser Veränderung. Dann hat mir die Geschwindigkeit nichts gebracht in der Situation. Und ich würde auch behaupten, wahrscheinlich verliere ich mindestens das, was ich vorne meine gewonnen zu haben, verliere ich hinten im Prozess. Also wie mache ich es? So schwierig es ist, überzeugen. Also ich kann nur deutlich machen, warum ist es so wichtig, die Beteiligten frühzeitig zu involvieren. Wie hilft es uns, das richtige Ergebnis zu realisieren, aber zum zweiten auch, es wirklich in der Organisation verankert zu bekommen und dann für ein solches Vorgehensmodell zu werben. Und das wird mal leichter sein und mal schwieriger sein.

Kristin Stein: Würdest du empfehlen, dass man die Risiken durchaus aufzeigt und sagt, das ist die Gefahr, die wir damit laufen und die schon deutlich zu machen?

Michael Arendt: Ja, absolut. Ich glaube, das ist ganz wichtig. Und das deutlich zu machen und auch ein Bild zu malen, wo wir hinkommen können im positiven Sinne, aber sicherlich auch, wo wir landen können, wenn wir es nicht richtig anpacken.

Kristin Stein: Wie reagierst du, dann... Ich mache jetzt mal die große Schublade auf, wenn dann so Reaktionen kommen wie, ach ja, die müssen alle nur mal ihr Mindset ändern, dann wird das schon... Das sind halt alles altbackende Leute. Ja, wenn die nicht mitziehen, dann finden wir halt andere. Dann sollen die gehen, vielleicht ist es ja auch besser.

Michael Arendt: Ja, Mindset, ja, kenn ich auch. Mindset ist sicherlich so ganz schwieriger Begriff, der unterstellt ja, dass dabei jemandem irgendwas vielleicht, Sichtweise oder noch schlimmer was anderes, nicht richtig tickt, sag ich mal. Das finde ich schon mal ganz schwierig, weil niemand von uns kennt vermutlich genau.

Kristin Stein: Hab ich mir nicht ausgedacht, haben wir alles schon gehört.

Michael Arendt: die Sichtweise und die Gründe, warum Beteiligte so rum oder so rum zu dieser Veränderung stehen. Und nur den falschen Mindset zu unterstellen, hilft mir einfach selbst auch nicht, hilft mir auch im Prozess nicht. Am Ende, wenn ich was verändern will, geht es darum, mich inhaltlich damit auseinanderzusetzen, aber wie gesagt auch hinzuschauen und zu gucken, wo sind vielleicht Mechanismen, sind, wo ist auch in unserer Aufstellung in der Organisation irgendwas, was dazu führt, dass sich die Menschen so verhalten. Weil die meisten Menschen verhalten sich überwiegend aus einem guten Grund so, wie sie sich verhalten. Und darum geht es hinzuschauen und sich bewusst zu machen, was steckt da drin. Ich glaube, das ist auch einfach eine gute Frage. Was steckt da drin? Ich hatte neulich einen Workshop, wo es in einem Projekt

Kristin Stein: Ja.

Michael Arendt: nicht richtig voran ging. Es waren viele unterschiedliche Stakeholder an Bord und es fehlte an einer Entscheidung. Und zwei Projektverantwortliche waren schon ganz unglücklich und haben sich gefragt, ja meine Güte, da muss doch jetzt mal jemand die Entscheidung treffen von den Führungskräften. Und wir haben das dann ein bisschen umgedreht durch eine ganz simple Frage, indem wir rauf geschaut haben und uns gefragt haben, wofür ist es gut, dass keine Entscheidung getroffen wird. Und das hat für uns den Blick geöffnet, genauer hinzuschauen und von dem, es müsste doch mal jemand hinzukommen, zu welchen Mechanismen führen genau zu der Situation, der wir jetzt sind.

Kristin Stein: Toll, ein wahnsinnig gutes Beispiel und eine schöne Frage. für das Teilen. Mit Blick auf unseren Workstream, was würdest du sagen, was wollen wir denn da machen? Beziehungsweise wenn jetzt hier uns jemand hört, was kann denn der oder diejenige schon vorbereiten?

Michael Arendt: Also direkt vorbereiten braucht sich glaube ich niemand dafür, aber, also ich bereite mich auf jeden Fall vor, aber wenn jemand eine spannende Frage hat, dann kann sie oder er gerne die Frage teilen und ich freue mich darauf. Meine Idee ist tatsächlich, dass wir die Ergebnisse, die wir erarbeitet haben, einmal kurz vorstellen, vielleicht ganz spannend für diejenigen, die nicht dabei waren und dass wir dann aber sehr schnell in eine Analyse gehen und uns angucken, welche Gruppen von Beteiligten sehen wir denn eigentlich, wie gesagt, uns mit den Interessen beschäftigen, Hypothesen bilden und dann Strategien entwickeln werden. Wie können wir die jeweiligen Gruppen und Menschen adressieren und einbinden in diesen Veränderungsprozess?

Kristin Stein: Ja, mega gut. Schön. Freue ich mich sehr darauf. Mit Blick auf die Zeit nicht, würde ich sagen, war das auch ein ganz guter Teaser für die nächste Veranstaltung. Wir haben den Termin schon veröffentlicht. Wir sind am 14. November im Workstream zu OE dabei. Alle die, die diesen Podcast jetzt gehört haben, können und sollen sich bitte gerne anmelden. Es wäre total schön, wenn ihr das tut. Man kann natürlich auch zum Workstream kommen, ohne diesen Podcast vorher gehört zu haben. Aber Wir sind gespannt, ob ihr Hinweise, Gedanken, kritische Blicke oder auch Fragen dazu mitbringt. Dann fühlt euch hier herzlich eingeladen. Michael, ich freue mich drauf. Ich bin sehr gespannt, das noch ein bisschen mehr zu vertiefen, auch die Ergebnisse, die ihr arbeitet habt, nochmal bisschen umfänglicher anzugucken und genau dann weiter zu denken und das immer wieder zu vertiefen und nochmal bisschen präziser zu machen, worauf man so hinarbeiten muss oder was man so anruft. Erst mal vielen, vielen Dank für deine Zeit und für die ersten sehr guten Einblicke.

Michael Arendt: Ja.

Michael Arendt: Vielen Dank, Christine. Hat Spaß gemacht.

Kristin Stein: Sehr gut, bis bald!

Michael Arendt: Bis bald!